Podstawa prawna

Podstawą prawną wdrożenia procedury jest ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. Ustawa o ochronie sygnalistów), wdrażająca Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r.

Cel procedury

Celem procedury jest zapewnienie możliwości zgłaszania nieprawidłowości, naruszeń prawa lub zasad etyki w firmie oraz skuteczna ochrona osób zgłaszających (sygnalistów) przed działaniami odwetowymi.

Zakres stosowania

Procedura obowiązuje wszystkich pracowników, współpracowników, kontrahentów oraz osoby pozostające w stosunku pracy lub współpracy z firmą SMART CARE Sp. z o.o.

Kanały zgłaszania naruszeń

Sygnalista może zgłosić naruszenie:

  • za pośrednictwem adresu e-mail: biuro@smartcare.pl,
  • pisemnie - przesyłając zgłoszenie w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie naruszenia” na adres siedziby firmy: Koordynator ds. Naruszeń, Smart Care Sp. z o.o., Al. Kraśnicka 2i/U9, 20-718 Lublin.

Zasady przetwarzania zgłoszeń

Gwarantujemy poufność danych sygnalisty i objęcie zgłoszenia ochroną od chwili jego dokonania.

Zgłoszenie obsługiwane jest przez wyznaczoną osobę (pełnomocnik ds. sygnalistów lub specjalista ds. compliance).

  • potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni,
  • informacja zwrotna o działaniach podjętych po zgłoszeniu - maksymalnie w ciągu 3 miesięcy.

Ochrona sygnalistów

Sygnaliści są chronieni przed wszelkimi formami działań odwetowych.

Wszelkie działania niepożądane wobec sygnalistów (zwolnienia, degradacje, represje) są zabronione i będą skutkować sankcjami wobec osób naruszających ten zakaz.

Weryfikacja zgłoszeń

Każde zgłoszenie podlega rzetelnej analizie oraz postępowaniu wyjaśniającemu. W razie potrzeby sygnalista może zostać poproszony o dodatkowe wyjaśnienia lub przekazanie dowodów.

Zgłoszenia zewnętrzne

Sygnalista ma prawo dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwych organów publicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Rejestracja i dokumentacja zgłoszeń

Firma prowadzi rejestr zgłoszeń naruszeń obejmujący datę zgłoszenia, przedmiot naruszenia oraz informację o podjętych działaniach następczych.

Aktualizacja procedury

Procedura podlega okresowym przeglądom i aktualizacji, w przypadku zmian prawnych lub organizacyjnych.

Zarząd, SMART CARE Sp. z o.o.